Liebe Gruppenleiterin,
Lieber Gruppenleiter,

aus unserer jahrzehntelangen Erfahrung wissen wir nur zu gut, dass die Organisation einer Gruppenreise für den jeweiligen Leiter mit gewissen Mühen und Unwägbarkeiten verbunden ist.

Auch wenn wir Ihnen die gesamte Organisation vor Ort abnehmen, so bleibt doch noch genügend zu tun. Die Teilnehmer müssen geworben, An- und Abreise müssen organisiert, der letztlich auf jeden Teilnehmer anfallende Reisepreis muss kalkuliert und das Inkasso organisiert werden. Es bleibt also noch genügend Arbeit!

Immer wieder werden wir auch auf das Problem angesprochen, dass in der Planungsphase nicht genau vorhergesagt werden kann, ob sich genügend Teilnehmer finden, um die Reise zu finanziell tragbaren Konditionen durchzuführen. Und was geschieht, wenn etwa ein oder mehrere Teilnehmer kurzfristig „abspringen"?  Bleiben dann die Kosten an mir hängen? - so fragt sich mancher Gruppenleiter.

Natürlich sehen auch wir das Risiko, das der jeweilige Verantwortliche trägt! Es ist daher wichtig, dass Sie frühzeitig mit uns Kontakt aufnehmen, damit wir Sie ausgiebig beraten können. - Wir haben zudem nach längerer Überlegung und eingehenden Recherchen eine Lösung erarbeitet, die Ihnen und auch uns hilft, das Risiko zu beherrschen:

• Auch, wenn Sie noch nicht wissen können, wie viel Teilnehmer Sie für eine Teilnahme an der Reise gewinnen, weisen wir Ihnen - je nach Ihrem Terminwunsch und nach der gewünschten Unterbringungsart ein ent- sprechendes Quartier nach und lassen uns vom jeweiligen Hotel eine sogenannte Option geben. Das ist noch keine feste Buchung, jedoch wird Ihnen der Termin bis zu einem bestimmten Zeitpunkt offengehalten.
• Sobald Sie uns ihr Einverständnis mitteilen, buchen wir nach Ihren Wünschen ein bestimmtes Kontingent von Doppel- und Einzelzimmern.
• Sie erhalten dann von uns ein Anmeldeformular und unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die nach dem allgemeinen Reisevertragsrecht eine Reihe von Rücktrittsmöglichkeiten ohnehin vorsehen. Mit Ihrer Unterschrift unter der Anmeldung und unserer Reisebestätigung ist ein Reisevertrag zugunsten Dritter zustande gekommen.
• Bis zu 8 Wochen vor Reisebeginn räumen wir Ihnen das Recht zum völlig kostenfreien Rücktritt vom Vertrag (kostenfreie Storno - Möglichkeit) ein !!!

In dieser Zeit können Sie, sollte sich die Teilnehmerzahl erhöhen und die entsprechenden Kapazitäten im jeweiligen Hotel vorhanden sein - unproblematisch die Anzahl der Teilnehmer erhöhen oder die Verteilung von Doppel- und Einzelzimmern durch einen einfachen Anruf bei uns verändern.

Ebenso können Sie aber auch die Anzahl der Teilnehmer ohne Ausfallgebühren vermindern. Für die Zeit von der 8. Woche vor Reisebeginn bis zum Reiseantritt bieten wir Ihnen die Vermittlung einer

Reise - Rücktrittskosten - Versicherung für Reisegruppen

an, die wir zusammen mit der HANSE-MERKUR REISEVERSICHERUNG AG. ausgehandelt haben. Das heißt, Sie schließen für Ihre Reiseteilnehmer einen Versicherungsvertrag zugunsten Dritter ab. Sie brauchen also nicht von jedem Teilnehmer eine Unterschrift. Die Versicherungsprämie beläuft sich auf 2,4 %  des gesamten Reisepreises, die Sie am besten in den Teilnehmerbeitrag gleich einbeziehen. Bei eigener Krankheit, Krankheit oder Tod eines nahen Angehörigen, ja, selbst bei Arbeitslosigkeit und vielen weiteren Fährnissen tritt die Versicherung ein. Wir benötigen lediglich bis 8 Wochen vor Reisebeginn eine ausgefüllte Teilnehmerliste, damit die Versicherung weiß, welche konkreten Personen tatsächlich versichert sind.

Wir hoffen nun, Ihnen mit diesen Informationen einige Hinweise gegeben zu haben, wie man als Leiterin oder Leiter einer Reisegruppe finanzielle Risiken ausschließt.

Sollten Sie dazu weitere Fragen haben, rufen Sie uns einfach an, wir stehen Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.