Chères accompagnatrices, chers accompagnateurs, (responsables de groupe/animateurs)

Des décennies d´expérience nous ont appris que l´organisation d´un voyage de groupe peut confronter les organisateurs à certains impondérables.

Bien que nous nous chargions de toute l´organisation de votre séjour sur place, il vous reste néanmoins suffisamment à faire. Recruter les participants, organiser l´arrivée et le départ, calculer et encaisser les coûts pour chaque participant. Il y a donc assez de travail !

Un problème récurant est de savoir à l´avance s´il se trouvera un nombre suffisant de participants pour pouvoir offrir un voyage à prix compétitif. Que se passe-t´il si un ou plusieurs participants annulent à courte échéance ? Dois-je couvrir les frais?-voilà des questions que se posent beaucoup  d´organisateurs.

Nous comprenons les risques auxquels vous êtes confrontés entant qu´organisateurs : Il est donc important que vous nous contactiez à l´avance afin que nous puissions vous conseiller. Nous avons, après longue réflexion et maintes recherches, développé une solution qui nous aidera, et vous aussi, à contrôler les risques.

• Même si vous ne savez pas encore combien de personnes participeront à un voyage organisé nous vous proposerons une « option » en fonction de la date prévue pour votre séjour et du type de logement souhaité : Il ne s´agit pas encore d´une réservation, mais cette option vous reste ouverte pour effectuer la réservation d´un logement jusqu´à une date fixe.
• Dès que vous nous annoncez votre décision, nous effectuerons les réservations de chambres doubles ou simples selon vos besoins.
• Vous obtiendrez alors de notre part un formulaire de réservation et nos conditions générales. Celles ci offrent selon la législation sur les voyages plusieurs possibilités concernant les annulations. Votre demande de réservation signée et notre confirmation de séjour combinées forment le contrat de voyage en faveur d´un tiers.
• Une annulation complètement gratuite de votre contrat est possible jusqu´à un délai de 8 semaines avant la date prévue pour le début de votre séjour. Il en va de même pour toute modification du nombre de chambres nécessitées (en fonction des capacités des hôtels).

Pour la période suivant le délai d´annulation de 8 semaines jusqu´à la date prévue pour le début de votre voyage, nous pouvons vous fournir une assurance d´annulation voyage pour les groupes de la compagnie HANSE-MERKUR REISEVERSICHERUNG AG. Vous concluez un contrat en faveur d´un tiers pour vos participants : Il ne vous est donc pas indispensable de faire signer un contrat individuel à chaque participant : la prime d´assurance est de l´ordre de 2,4% du prix total du voyage : Le plus facile est d´inclure cette assurance voyage au prix total pour chaque participant. Cette assurance vous couvre en cas de maladies, maladies ou mort d´un proche, ou même en cas de chômage soudain, ainsi que dans de multiples autres cas vous empêchant, vous ou vos participants de prendre part au voyage. Il vous faudra, jusqu´à 8 semaine avant le début de votre séjour, nous envoyer une liste complète des participants afin que la compagnie d´assurance sache quelles personnes elle doit concrètement assurer.

Nous espérons que ces informations vous aiderons, en tant qu´organisateurs, à éviter certains risques financiers.

N´hésitez pas à nous contacter, nous nous tenons à votre disposition pour toute question.